Por que e-mails vão para o spam no Outlook? Como corrigir

"Outlook" usa três filtros diferentes, e a correção depende de qual deles moveu seu e-mail para a pasta Junk. Existe o Outlook.com, o serviço de e-mail da Microsoft para consumidores, que também inclui endereços hotmail.com, live.com e msn.com. Existe o Microsoft 365, com as caixas de correio corporativas pelas quais as empresas pagam, em que um administrador da empresa do destinatário define a política de spam. E existe o aplicativo Outlook no computador de alguém, que pode executar seu próprio filtro de Junk além do que o servidor decidiu. As regras para remetentes que a Microsoft anunciou em 2025 se aplicam apenas ao primeiro caso.

Por isso, antes de alterar qualquer registro DNS, verifico o endereço do destinatário. Um endereço hotmail.com ou outlook.com está sujeito às regras para consumidores descritas abaixo. Um endereço de uma empresa que usa a Microsoft para hospedar seus e-mails está sujeito a uma política do tenant, definida pela equipe de TI dessa empresa.

01Outlook.com e as regras de maio de 2025

Em abril de 2025, a Microsoft anunciou requisitos para domínios que enviam mais de 5.000 e-mails por dia ao seu serviço para consumidores, e a página de políticas do Postmaster informa que eles entraram em vigor em 5 de maio de 2025. Acima desse volume:

• SPF deve passar para o domínio remetente.
• DKIM deve passar.
• DMARC deve ser publicado com "at least p=none" e estar alinhado com SPF ou DKIM, "preferably both". A página de políticas acrescenta que p=reject é recomendado.

O artigo de suporte sobre a rejeição descreve isso de forma um pouco diferente. Ele considera 5.000 ou mais mensagens enviadas aos serviços da Microsoft para consumidores que usam o mesmo domínio no endereço From, afirma que as verificações de SPF e DKIM devem passar e, quando um domínio atinge esse ponto, a Microsoft espera que "all messages from senders in the domain" cumpram as regras, não apenas a newsletter que fez o volume ultrapassar o limite. O exemplo de DMARC é praticamente o menor registro possível:

Hostname:   _dmarc
TXT value:  v=DMARC1; p=none

Eu adicionaria a ele um endereço para relatórios, rua=mailto:dmarc@example.com ou outro endereço em que você realmente leia os e-mails. O Outlook.com envia relatórios agregados (as perguntas frequentes da Microsoft informam que ele envia RUA e não pretende enviar RUF), e o verificador de DMARC mostrará se o endereço informado consegue recebê-los.

O Google definiu o mesmo limite de 5.000 mensagens por dia para o Gmail em fevereiro de 2024 e começou a intensificar a aplicação das regras, incluindo rejeições, em novembro de 2025. O Yahoo aplica uma lista semelhante sem informar nenhum limite.

A forma de aplicar a regra mudou enquanto o anúncio ainda era recente. A publicação original dizia que e-mails fora das regras iriam primeiro para o Lixo Eletrônico e poderiam ser rejeitados depois. Uma atualização de 29 de abril informa que a Microsoft decidiu rejeitá-los, mas a mesma publicação ainda contém, mais abaixo, o parágrafo antigo que diz que eles iriam primeiro para o Lixo Eletrônico. A interpretação mais cautelosa hoje é que, desde 5 de maio de 2025, e-mails fora das regras vão para o Lixo Eletrônico, e o Outlook.com agora também os rejeita com esta mensagem:

Não encontrei uma data publicada para a mudança para rejeição. O artigo de suporte simplesmente a descreve no presente.

02O que o código de devolução está informando

Uma devolução do Outlook.com é mais útil do que uma mensagem parada silenciosamente na pasta de spam, pois informa um motivo. A página de solução de problemas da Microsoft tem uma tabela com os códigos, e estes são os encontrados por remetentes comuns:

Um simples 550 5.7.1 sem os códigos próprios da Microsoft é outro tipo de recusa, e há uma página separada sobre como interpretar esse código.

03Remetentes terceirizados e o requisito de SPF

Muitos domínios enviam e-mails por vários serviços ao mesmo tempo: uma plataforma de newsletter, um CRM, uma central de atendimento, um sistema de cobrança. Cada um deles envia usando seu domínio na linha From, e todos precisam estar contemplados nos seus registros. Ao responder se as regras ainda se aplicam quando um provedor envia em seu nome, o FAQ da Microsoft diz: "Sim. Mesmo que você terceirize o envio, a autenticação está vinculada ao seu domínio." O artigo de suporte detalha o que verificar: se a assinatura DKIM usa seu domínio e se o registro SPF "inclui o endereço IP ou os valores include exigidos pelo serviço".

É aqui que a exigência simultânea de SPF e DKIM fica confusa. Muitas plataformas colocam o endereço de retorno no próprio domínio, e é esse Return-Path que o SPF realmente verifica. Nesse caso, o SPF passa para a plataforma, atendendo à parte de que "precisa passar", enquanto o alinhamento DMARC precisa vir da assinatura DKIM com seu domínio. Se a plataforma assinar com o próprio domínio, você terá duas aprovações e nenhum alinhamento, e o DMARC fail resultante é exatamente o problema tratado pelo erro 5.7.515. O artigo de suporte também orienta você a verificar se o domínio do Return-Path está alinhado ao domínio do From.duas aprovações, nenhum alinhamento: toda a história do 5.7.515

Cada serviço adicionado ao SPF também consome consultas DNS. O FAQ da Microsoft explica assim: "Se você ultrapassar 10 consultas DNS, sua verificação de SPF poderá falhar." O verificador de SPF faz essa contagem para você e, se o limite tiver sido ultrapassado, veja como voltar a ficar abaixo de dez. O verificador de DKIM faz a verificação correspondente para o seletor de cada plataforma.

04O Microsoft 365 é filtrado pela política de outra pessoa

Uma organização que usa o Microsoft 365 tem políticas antispam configuradas pelos administradores. Por padrão, spam, spam de alta confiança e e-mails em massa vão para a pasta Junk Email, enquanto phishing vai para a quarentena e phishing de alta confiança sempre fica em quarentena. Do ponto de vista do remetente, a quarentena é o resultado mais prejudicial, pois o destinatário não encontra a mensagem em nenhuma pasta, a menos que procure por ela. A política padrão mantém a mensagem lá por 15 dias, e as predefinições Standard e Strict, por 30.

E-mails em massa têm uma métrica própria, o nível de reclamações de e-mails em massa. Um BCL de 1 a 3 indica um remetente de e-mails em massa com poucas reclamações, enquanto 8 ou 9 indica um remetente com muitas. A política padrão envia e-mails em massa para Junk a partir do BCL 7, a predefinição Standard a partir do 6 e a Strict a partir do 5. E, desde julho de 2026, há uma camada mais recente: e-mails em massa de natureza promocional recebem uma tag Promotions independentemente do BCL e, quando um administrador ativa "Bulk moves enabled", chegam a uma pasta Promotions. Isso não é spam, mas também não é a Inbox. O recurso ainda está sendo disponibilizado.

Os dois sistemas da Microsoft não são isolados um do outro. Segundo a Microsoft, o filtro de spam do Microsoft 365 "aprende com ameaças conhecidas de spam e phishing e com o feedback dos usuários da nossa plataforma para consumidores, Outlook.com". Portanto, as denúncias feitas por leitores do hotmail.com alimentam o filtro usado pelas caixas de entrada corporativas.

Os administradores também podem adicionar um remetente a uma lista de permissões, o que ignora a maior parte das proteções, exceto contra malware e phishing de alta confiança. Se uma empresa parceira continua recebendo suas faturas em Junk, a equipe de TI dela é quem pode consultar o veredito real.

05Como interpretar o veredito nos cabeçalhos

Quando você consegue acessar a mensagem da forma como ela foi recebida por uma caixa de correio do Microsoft 365, os cabeçalhos antispam informam a decisão diretamente. X-Forefront-Antispam-Report contém alguns campos importantes:

• SFV:SPM significa que o filtro de spam marcou a mensagem como spam, SFV:NSPM significa que não a marcou como spam, e SFV:SFE indica que a filtragem foi ignorada porque o remetente está na lista Safe Senders do usuário.
• CAT identifica a categoria da política aplicada: SPM, HSPM (spam de alta confiança), BULK, PHSH, SPOOF.
• SCL é um número, -1 ou de 0 a 9. Guias mais antigos o tratam como o veredito. A página atual sobre SCL da Microsoft informa que o valor "doesn't determine whether spam filtering identifies a message as Spam or High confidence spam", portanto, verifique CAT primeiro.

Os cabeçalhos também contêm compauth, o veredito composto da Microsoft, gerado a partir de SPF, DKIM, DMARC e outras partes da mensagem. O código de motivo 001 significa que a autenticação implícita falhou, normalmente porque o domínio remetente não tinha registros de autenticação publicados ou tinha apenas uma política fraca.

06SNDS e JMRP, agora no site Postmaster

O Smart Network Data Services, ou SNDS, agora fica no novo site Postmaster e substitui o antigo em sendersupport.olc.protection.outlook.com. Ele apresenta dados por endereço IP, então você precisa comprovar que é proprietário de um intervalo de IPs antes que qualquer informação seja exibida. Os dados incluem volume, taxas de reclamação e uma cor que indica quanto do seu tráfego o filtro classificou como spam: verde abaixo de 10%, amarelo entre 10% e 90% e vermelho acima de 90%. O acesso agora expira 10 meses após a aprovação ou migração e precisa ser renovado.

Para um remetente pequeno, o SNDS pode não mostrar nada, pois pode ignorar um IP que tenha enviado menos de 100 mensagens em determinado dia. E, se você envia por meio dos IPs compartilhados de uma plataforma, esses endereços não são seus e você não pode registrá-los.

O JMRP, Junk Mail Reporting Program, é o ciclo de feedback. Inscreva-se pelo SNDS, e a Microsoft enviará a você cabeçalhos selecionados de mensagens que usuários do Outlook.com marcaram como lixo eletrônico, geralmente começando em até 72 horas. Adicione novos IPs ao programa conforme você os adicionar.

A Microsoft chama a taxa de reclamações de lixo eletrônico de "um dos principais fatores" da reputação de um remetente, e as perguntas frequentes do SNDS dizem que uma taxa de reclamações inferior a 0,3% é "uma boa meta a perseguir". Novos IPs precisam de tempo. A Microsoft afirma que um IP novo pode esperar atingir o volume total "em algumas semanas ou antes, dependendo do volume e da precisão da lista". E não, não existe uma lista na qual você possa pagar para entrar. A página de solução de problemas pergunta se o Outlook.com mantém uma lista de permissões na qual um remetente possa entrar e responde: "Não."

07O que a pessoa do outro lado pode mudar

Parte disso depende do destinatário, e é razoável pedir ajuda ao leitor. No Outlook.com (Settings, depois Mail e Junk email), o usuário pode marcar uma mensagem como Not junk ou adicionar o remetente a Safe senders and domains. Essa lista comporta até 10.000 entradas, e a Microsoft informa que os remetentes incluídos nela normalmente têm links e imagens habilitados por padrão. Um usuário mais rigoroso também pode ativar o modo "exclusive", que aceita e-mails somente de Contacts e Safe Senders.

O botão Junk funciona no sentido contrário. A Microsoft usa essas denúncias para decidir se mensagens futuras do mesmo remetente devem ser bloqueadas. Separadamente, suas recomendações para remetentes pedem um link para cancelar a inscrição que seja "claramente visível". O texto da Microsoft não menciona os cabeçalhos de cancelamento com um clique List-Unsubscribe exigidos pelo Gmail e pelo Yahoo, mas, como a mesma campanha é enviada aos três, eu os adicionaria em todos os envios (os dois cabeçalhos).

O aplicativo para desktop tem seu próprio Junk Email Filter. Por padrão, ele fica definido como "No Automatic Filtering", com Low, High e "Safe Lists Only" como opções acima desse nível. A última trata como spam tudo o que vem de fora das listas seguras do usuário. As listas de remetentes seguros e bloqueados são sincronizadas com o servidor e também são usadas nele.

Há também o Focused Inbox, que divide a caixa de entrada em Focused e Other e, nas palavras da Microsoft, "filtra fontes ruidosas, como e-mails gerados automaticamente ou enviados em massa". Other é uma aba da caixa de entrada, e meu entendimento é que uma newsletter que está ali já passou pela filtragem de spam.

08Teste antes do envio real

A própria página de solução de problemas da Microsoft diz que "recomenda enfaticamente que você faça testes de e-mail antes de enviar comunicações reais". Essa é a etapa coberta pelo Email Spam Tester. Você envia a mensagem real para um endereço gerado pela página, usando o servidor ou a plataforma que realmente usaria, e o relatório apresenta 42 verificações: SPF, DKIM e DMARC com alinhamento, DNS reverso, o IP de envio em 21 listas de bloqueio (por que elas são importantes), os cabeçalhos de cancelamento de inscrição e o conteúdo. As verificações que falham incluem um plano de correção e registros DNS para copiar, e os pontos atribuídos a cada correção vêm da tabela de pontuação.

Adicione o teste de entrega na caixa de entrada e a mesma mensagem também será enviada para caixas de entrada do Gmail, Outlook, Yahoo e outros provedores. O relatório mostra onde ela chegou em cada um, com os dados lidos diretamente da própria caixa de correio, incluindo Focused ou Other quando o provedor usa essa classificação. É grátis e não exige cadastro. A documentação explica cada verificação e quantos pontos ela vale.

Se a próxima etapa for abrir um chamado de suporte, observe que o formulário de entregabilidade da Microsoft aceita apenas casos relacionados a endereços @outlook.com, @hotmail.com, @live.com e @msn.com, e a página de políticas alerta que, se você não estiver em conformidade, "talvez não seja possível para nossa equipe de suporte ajudar você".