בעמוד זהOutlook.com והכללים ממאי 2025
"Outlook" הוא למעשה שלושה מסננים שונים, והפתרון תלוי במסנן שהעביר את האימייל שלכם לדואר זבל. הראשון הוא Outlook.com, שירות הדוא"ל של Microsoft לצרכנים, שמטפל גם בכתובות hotmail.com, live.com ו-msn.com. השני הוא Microsoft 365, תיבות הדואר העסקיות שחברות משלמות עליהן, שבהן מנהל מערכת בחברה של הנמען מגדיר את מדיניות הספאם. השלישי הוא אפליקציית Outlook במחשב של המשתמש, שיכולה להפעיל מסנן דואר זבל משלה בנוסף להחלטת השרת. כללי השולחים ש-Microsoft הכריזה עליהם ב-2025 חלים רק על הראשון מבין אלה.
לכן, לפני שאני משנה רשומת DNS כלשהי, אני בודק את כתובת הנמען. כתובת hotmail.com או outlook.com כפופה לכללים לצרכנים שמפורטים בהמשך. כתובת בחברה שמפעילה את הדוא"ל שלה באמצעות Microsoft כפופה למדיניות tenant שנכתבה על ידי צוות ה-IT של אותה חברה.
Outlook.com והכללים ממאי 2025
באפריל 2025 Microsoft הכריזה על דרישות לדומיינים ששולחים יותר מ-5,000 הודעות אימייל ביום לשירות הצרכני שלה, ובדף מדיניות Postmaster מצוין שהן נכנסו לתוקף ב-5 במאי 2025. מעל לנפח הזה:
- SPF חייב לעבור בהצלחה עבור הדומיין השולח.
- DKIM חייב לעבור בהצלחה.
- יש לפרסם DMARC עם "לפחות p=none", והוא חייב להיות תואם ל-SPF או ל-DKIM, "ועדיף לשניהם". בדף המדיניות מצוין גם שמומלץ להשתמש ב-
p=reject.
מאמר התמיכה בנושא הודעת ההחזרה מנסח זאת בצורה מעט שונה. הוא מתייחס ל-5,000 הודעות או יותר שנשלחות לשירותי הצרכנים של Microsoft ושבכולן מופיע אותו דומיין בכתובת השולח. לפי המאמר, גם בדיקת SPF וגם בדיקת DKIM חייבות לעבור בהצלחה. ברגע שדומיין מגיע לרף הזה, Microsoft מצפה ש-"כל ההודעות משולחים בדומיין" יעמדו בכללים, ולא רק הניוזלטר שבגללו נחצה הרף. דוגמת ה-DMARC שלה היא בערך הרשומה הקצרה ביותר שאפשר ליצור:
Hostname: _dmarc
TXT value: v=DMARC1; p=noneהייתי מוסיף לה כתובת לקבלת דוחות, rua=mailto:dmarc@example.com או כל כתובת שבה אתם באמת קוראים דואר. Outlook.com אכן שולח דוחות מצטברים. לפי השאלות הנפוצות של Microsoft, הוא שולח RUA ואין לו תוכניות לשלוח RUF. בודק ה-DMARC יציג אם הכתובת שציינתם יכולה לקבל אותם.
Google קבעה בפברואר 2024 את אותו רף של 5,000 הודעות ביום עבור Gmail, והחלה בנובמבר 2025 להגביר את האכיפה, כולל דחיות. Yahoo אוכפת רשימה דומה של דרישות בלי לציין רף כלשהו.
אופן אכיפת הכלל השתנה כשההכרזה עדיין הייתה חדשה. בפוסט המקורי נכתב שבהתחלה דואר שאינו עומד בדרישות יועבר לתיקיית הספאם, ובהמשך ייתכן שיידחה. בעדכון מ-29 באפריל נכתב ש-Microsoft החליטה לדחות אותו במקום זאת, אך בהמשך אותו פוסט עדיין מופיעה הפסקה הישנה שלפיה הדואר יועבר קודם לספאם. הפרשנות הזהירה כיום היא שמאז 5 במאי 2025 דואר שאינו עומד בדרישות מועבר לספאם, וכעת Outlook.com גם דוחה אותו עם ההודעה הבאה:
550 5.7.515 Access denied, sending domain example.com does not meet the required authentication level.
לא מצאתי תאריך שפורסם למעבר לדחייה. מאמר התמיכה פשוט מתאר זאת בלשון הווה.
מה קוד ההחזרה אומר לכם
הודעת החזרה מ-Outlook.com שימושית יותר מהודעה שיושבת בשקט בתיקיית דואר הזבל, כי היא מציינת סיבה. דף פתרון הבעיות של Microsoft כולל טבלה של הקודים, ואלה הקודים ששולחים רגילים נתקלים בהם:
| קוד | המשמעות לפי Microsoft |
|---|---|
550 5.7.515 | הדומיין שולח יותר מ-5,000 הודעות ביום ואינו מאומת באמצעות SPF, DKIM ו-DMARC |
550 SC-001 | דחייה לפי מדיניות, "content with spam-like characteristics or IP/domain reputation" |
550 SC-004 | חסימה של כתובת ה-IP שלכם בעקבות תלונות על דואר שנשלח ממנה |
421 RP-001 | הגבלת קצב על כתובת ה-IP המתחברת, גם כאן מסיבות של מוניטין |
השגיאה הפשוטה 550 5.7.1, ללא הקודים של Microsoft, היא סוג אחר של סירוב, ויש דף נפרד שמסביר כיצד לקרוא אותה.
שולחים מצד שלישי ודרישת SPF
דומיינים רבים שולחים דרך כמה שירותים בו-זמנית: פלטפורמה לניוזלטרים, CRM, מערכת תמיכה ומערכת חיוב. כל אחד מהם שולח כשהדומיין שלכם מופיע בשורת From, וכל אחד מהם צריך להיכלל ברשומות שלכם. כשנשאלת השאלה אם הכללים עדיין חלים כשספק שולח בשמכם, התשובה בשאלות הנפוצות של Microsoft היא "כן. גם אם אתם מעבירים את השליחה לספק חיצוני, האימות קשור לדומיין שלכם." במאמר התמיכה מפורט מה צריך לבדוק: ש-DKIM חותם באמצעות הדומיין שלכם, ושרשומת ה-SPF שלכם "כוללת את כתובת ה-IP או את ערכי ה-include הנדרשים על ידי השירות".
כאן הדרישה גם ל-SPF וגם ל-DKIM מתחילה לבלבל. פלטפורמות רבות מגדירות את כתובת ההחזרה בדומיין שלהן, וה-Return-Path הזה הוא מה ש-SPF בודק בפועל. לכן SPF עובר עבור הפלטפורמה, מה שמקיים את הדרישה "חייב לעבור", והתאמת DMARC צריכה להגיע מחתימת DKIM באמצעות הדומיין שלכם. אם הפלטפורמה חותמת באמצעות הדומיין שלה במקום זאת, מתקבלות שתי בדיקות שעוברות ללא התאמה, וכשל DMARC שמגיע בעקבותיהן הוא בדיוק הבעיה של 5.7.515. מאמר התמיכה גם מבקש לבדוק אם דומיין ה-Return-Path תואם לדומיין שבשורת From.שתי בדיקות עוברות, אפס התאמה: כל הסיפור של 5.7.515
כל שירות שאתם מוסיפים ל-SPF צורך גם חיפושי DNS. בשאלות הנפוצות של Microsoft זה מנוסח כך: "אם תחרגו מ-10 חיפושי DNS, בדיקת ה-SPF שלכם עלולה להיכשל." בודק ה-SPF סופר אותם עבורכם, ואם חרגתם, כך תוכלו לחזור לפחות מעשרה. בודק ה-DKIM מבצע את בדיקת ההתאמה עבור ה-selector של כל פלטפורמה.
Microsoft 365 מסונן לפי מדיניות של מישהו אחר
לארגון Microsoft 365 יש מדיניות נגד ספאם שמנהליו מגדירים. כברירת מחדל, ספאם, ספאם ברמת ודאות גבוהה ודואר בתפוצה רחבה מועברים לתיקיית דואר הזבל, בעוד שדיוג מועבר להסגר ודיוג ברמת ודאות גבוהה תמיד מועבר להסגר. מבחינת השולח, הסגר הוא התוצאה המזיקה ביותר, כי הנמען לא ימצא את ההודעה בשום תיקייה אלא אם יחפש אותה במכוון. מדיניות ברירת המחדל שומרת אותה שם במשך 15 ימים, וההגדרות הקבועות מראש Standard ו-Strict במשך 30 ימים.
לדואר בתפוצה רחבה יש מדד משלו, רמת התלונות על דואר בתפוצה רחבה. BCL של 1 עד 3 מציין שולח בתפוצה רחבה עם מעט תלונות, ו-8 או 9 מציין שולח עם תלונות רבות. מדיניות ברירת המחדל מעבירה דואר בתפוצה רחבה לתיקיית דואר הזבל החל מ-BCL 7, ההגדרה הקבועה מראש Standard החל מ-6, ו-Strict החל מ-5. ומאז יולי 2026 יש שכבה חדשה יותר: דואר בתפוצה רחבה בעל אופי שיווקי מקבל תגית Promotions ללא קשר ל-BCL שלו, וכאשר מנהל מערכת הפעיל את "Bulk moves enabled", הוא מגיע לתיקיית Promotions. זה לא ספאם, אבל זו גם לא תיבת הדואר הנכנס. התכונה עדיין נפרסת בהדרגה.
שתי המערכות של Microsoft אינן מבודדות זו מזו. לפי Microsoft, סינון הספאם של Microsoft 365 "לומד מאיומי ספאם ודיוג מוכרים וממשוב משתמשים מהפלטפורמה שלנו לצרכנים, Outlook.com", כך שדיווחים של משתמשי hotmail.com משפיעים על המסנן שבו משתמשות תיבות דואר עסקיות.
מנהלי מערכת יכולים גם להוסיף שולח לרשימת שולחים מורשים, שעוקפת את רוב מנגנוני ההגנה מלבד תוכנות זדוניות ודיוג ברמת ודאות גבוהה. אם חברה שותפה ממשיכה לקבל את החשבוניות שלכם בתיקיית דואר הזבל, צוות ה-IT שלה הוא זה שיכול לראות את ההכרעה בפועל.
קריאת ההכרעה בכותרות
אם תוכלו להשיג את ההודעה כפי שהתקבלה בתיבת הדואר של Microsoft 365, כותרות האנטי-ספאם מציינות את ההחלטה במפורש. הכותרת X-Forefront-Antispam-Report כוללת כמה שדות שכדאי להכיר:
SFV:SPMמציין שסינון הספאם סימן את ההודעה כספאם,SFV:NSPMמציין שהיא לא סומנה כספאם, ו-SFV:SFEמציין שהסינון דולג מפני שהשולח נמצא ברשימת Safe Senders של המשתמש.CATמציין את קטגוריית המדיניות שהוחלה:SPM,HSPM(ספאם ברמת ודאות גבוהה),BULK,PHSH,SPOOF.SCLהוא מספר, 1- או 0 עד 9. מדריכים ישנים מתייחסים אליו כאל ההכרעה. דף SCL הנוכחי של Microsoft מציין שהערך "לא קובע אם סינון הספאם מזהה הודעה כספאם או כספאם ברמת ודאות גבוהה", לכן קראו קודם אתCAT.
הכותרות כוללות גם את compauth, ההכרעה המשולבת של Microsoft, המבוססת על SPF, DKIM, DMARC וחלקים נוספים של ההודעה. קוד סיבה 001 מציין שאימות משתמע נכשל, בדרך כלל מפני שלדומיין השולח לא פורסמו רשומות אימות או שפורסמה רק מדיניות חלשה.
SNDS ו-JMRP, עכשיו באתר Postmaster
Smart Network Data Services, או SNDS, נמצא כעת באתר Postmaster החדש ומחליף את האתר הישן בכתובת sendersupport.olc.protection.outlook.com. הוא מדווח לפי כתובת IP, לכן צריך להוכיח בעלות על טווח IP לפני שהוא מציג מידע כלשהו. הנתונים כוללים נפח שליחה, שיעורי תלונות וצבע שמציין איזה חלק מהתעבורה שלכם סווג כספאם על ידי המסנן: ירוק מתחת ל-10%, צהוב בין 10% ל-90%, ואדום מעל 90%. תוקף הגישה פג כעת 10 חודשים לאחר האישור או ההעברה, וצריך לחדש אותה.
לשולחים קטנים ייתכן ש-SNDS לא יציג דבר, מכיוון שהוא עשוי לדלג על כתובת IP ששלחה פחות מ-100 הודעות ביום מסוים. ואם אתם שולחים דרך כתובות IP משותפות של פלטפורמה, הכתובות האלה אינן בבעלותכם ואי אפשר לרשום אותן.
JMRP, ראשי תיבות של Junk Mail Reporting Program, הוא לולאת המשוב. הירשמו דרך SNDS ו-Microsoft תשלח לכם כותרות נבחרות של הודעות שמשתמשי Outlook.com סימנו כדואר זבל, בדרך כלל בתוך 72 שעות. הוסיפו אליו כתובות IP חדשות כאשר אתם מוסיפים אותן.
Microsoft מכנה את שיעור התלונות על דואר זבל "אחד הגורמים המרכזיים" במוניטין של שולח, ובשאלות הנפוצות של SNDS נאמר ששיעור תלונות נמוך מ-0.3% הוא "יעד טוב לשאוף אליו". כתובות IP חדשות זקוקות לזמן. לפי Microsoft, אפשר לצפות שכתובת חדשה תגיע לפעילות מלאה "בתוך שבועיים או פחות, בהתאם לנפח ולדיוק הרשימה". ולא, אין רשימה שאפשר לשלם כדי להיכנס אליה. בדף פתרון הבעיות נשאל אם Outlook.com מפעיל רשימת היתרים ששולחים יכולים להצטרף אליה, והתשובה היא "לא".
מה האדם בצד השני יכול לשנות
חלק מזה נמצא בשליטת הנמען, וסביר לבקש מהקוראים לעזור. ב-Outlook.com (Settings, אחר כך Mail, ואז Junk email), משתמשים יכולים לסמן הודעה כ-Not junk או להוסיף את השולח אל Safe senders and domains. הרשימה יכולה להכיל עד 10,000 רשומות, ו-Microsoft מציינת שבדרך כלל קישורים ותמונות של שולחים שמופיעים בה מופעלים כברירת מחדל. משתמשים מחמירים יכולים גם להפעיל מצב "exclusive", שמקבל דואר רק מ-Contacts ומ-Safe Senders.
הכפתור Junk פועל בכיוון ההפוך. Microsoft משתמשת בדיווחים האלה כדי להחליט אם לחסום בעתיד דואר מאותו שולח. בנפרד, בהמלצות שלה לשולחים היא מבקשת להוסיף קישור להסרת הרשמה שיהיה "גלוי בבירור". הטקסט של Microsoft לא מזכיר את כותרות List-Unsubscribe בלחיצה אחת, שנדרשות על ידי Gmail ו-Yahoo, אבל מאחר שאותו קמפיין נשלח לשלושתם, הייתי מוסיף אותן בכל מקום (שתי הכותרות).
לאפליקציה למחשב יש Junk Email Filter משלה. כברירת מחדל הוא מוגדר ל-"No Automatic Filtering", ומעליו האפשרויות Low, High ו-"Safe Lists Only". האפשרות האחרונה מתייחסת לכל הודעה שמגיעה מחוץ לרשימות הבטוחות של המשתמש כאל דואר זבל. רשימות השולחים הבטוחים והחסומים שלה מסונכרנות עם השרת ומשמשות גם שם.
בנוסף יש את Focused Inbox, שמפצל את תיבת הדואר הנכנס ל-Focused ול-Other, ולפי Microsoft, "מסנן מקורות רועשים כמו דוא"ל שנוצר אוטומטית או דוא"ל בתפוצה רחבה". Other היא לשונית בתיבת הדואר הנכנס, ולדעתי ניוזלטר שמופיע שם כבר עבר את סינון הספאם.
בדיקה לפני השליחה האמיתית
בדף פתרון הבעיות של Microsoft נכתב כי היא "ממליצה בחום לבצע בדיקות אימייל לפני שליחת הודעות אמיתיות". זה השלב ש-Email Spam Tester מכסה. שלחו את ההודעה עצמה לכתובת שהדף יוצר, מהשרת או מהפלטפורמה שבהם תשתמשו בפועל, והדוח מפרט 42 בדיקות: SPF, DKIM ו-DMARC כולל התאמה, DNS הפוך, כתובת ה-IP השולחת ב-21 רשימות חסימה (למה הן חשובות), כותרות הסרת הרישום והתוכן. בדיקות שנכשלו כוללות תוכנית לתיקון ורשומות DNS להעתקה, ומספר הנקודות שכל תיקון שווה מבוסס על טבלת הניקוד.
הוסיפו את בדיקת המיקום בתיבה, ואותה הודעה תישלח גם לתיבות אצל Gmail, Outlook, Yahoo וספקים אחרים. הדוח יציג היכן היא הגיעה אצל כל אחד מהם, לפי קריאה ישירה מתיבת הדואר, כולל Focused או Other אצל ספקים שממיינים כך. השירות חינמי ואינו דורש הרשמה. התיעוד מסביר כל בדיקה וכמה נקודות היא עולה.
אם השלב הבא שלכם הוא פתיחת פנייה לתמיכה, שימו לב שטופס המסירה של Microsoft מקבל רק פניות בנוגע לכתובות @outlook.com, @hotmail.com, @live.com ו-@msn.com, ובדף המדיניות מצוין שאם אינכם עומדים בדרישות, "ייתכן שצוות התמיכה שלנו לא יוכל לסייע לכם."