Чому листи потрапляють у спам в Outlook і як це виправити

«Outlook» використовує три різні фільтри, і спосіб виправлення залежить від того, який із них перемістив ваш лист до папки «Небажана пошта». Є Outlook.com, споживчий поштовий сервіс Microsoft, який також обслуговує адреси hotmail.com, live.com і msn.com. Є Microsoft 365, корпоративні поштові скриньки, за які платять компанії та для яких адміністратор компанії одержувача налаштовує політику фільтрації спаму. І є застосунок Outlook на комп’ютері користувача, який може застосовувати власний фільтр небажаної пошти додатково до рішення сервера. Оголошені Microsoft у 2025 році правила для відправників стосуються лише першого варіанта.

Тому, перш ніж змінювати будь-який запис DNS, я перевіряю адресу одержувача. Адреса в домені hotmail.com або outlook.com означає, що діють наведені нижче правила для споживчого сервісу. Для адреси компанії, пошта якої працює на Microsoft, діє політика тенанта, визначена IT-командою цієї компанії.

01Outlook.com і правила від травня 2025 року

У квітні 2025 року Microsoft оголосила вимоги до доменів, які надсилають понад 5 000 листів на день користувачам її споживчого сервісу, а на сторінці політик для відправників зазначено, що вони набули чинності 5 травня 2025 року. За перевищення цього обсягу:

• Перевірка SPF для домену відправника має бути успішною.
• Перевірка DKIM має бути успішною.
• Для DMARC має бути опубліковано політику «щонайменше p=none» з узгодженням із SPF або DKIM, «бажано з обома». На сторінці політик також рекомендовано p=reject.

У статті служби підтримки про цю відмову вимогу сформульовано дещо інакше. Враховуються 5 000 або більше повідомлень, надісланих до споживчих сервісів Microsoft, якщо в адресі From для всіх них використовується той самий домен. У статті сказано, що перевірки SPF і DKIM мають бути успішними, а коли домен досягає цього порога, Microsoft очікує, що «всі повідомлення від відправників у цьому домені» відповідатимуть правилам, а не лише розсилка, через яку поріг було перевищено. Наведений приклад DMARC є майже найкоротшим можливим записом:

Hostname:   _dmarc
TXT value:  v=DMARC1; p=none

Я додав би до нього адресу для звітів, rua=mailto:dmarc@example.com або іншу адресу, на якій ви справді читаєте пошту. Outlook.com надсилає агреговані звіти (у FAQ Microsoft сказано, що сервіс надсилає RUA і не планує надсилати RUF), а інструмент перевірки DMARC покаже, чи може вказана вами адреса приймати їх.

Google установила такий самий поріг у 5 000 листів на день для Gmail у лютому 2024 року, а в листопаді 2025 року почала поступово посилювати контроль, зокрема відхиляти листи. Yahoo застосовує схожий перелік вимог, не вказуючи порогового значення.

Порядок застосування правила змінився, поки оголошення було ще новим. У початковій публікації було сказано, що листи, які не відповідають вимогам, спочатку потраплятимуть до папки Junk, а згодом їх можуть почати відхиляти. В оновленні від 29 квітня сказано, що Microsoft вирішила натомість відхиляти такі листи, але нижче в тій самій публікації досі залишається старий абзац про початкове потрапляння до Junk. Обережне трактування на сьогодні таке: із 5 травня 2025 року листи, які не відповідають вимогам, потрапляють до Junk, а тепер Outlook.com також відхиляє їх із таким повідомленням:

Я не знайшов опублікованої дати переходу до відхилення. У статті служби підтримки цей порядок просто описано в теперішньому часі.

02Що означає код відмови

Відмова від Outlook.com корисніша, ніж лист, який непомітно опинився в папці «Небажана пошта», оскільки в ній зазначено причину. На сторінці Microsoft з усунення несправностей є таблиця кодів. Ось коди, з якими стикаються звичайні відправники:

Звичайний код 550 5.7.1 без власних кодів Microsoft означає інший тип відмови. Про нього є окрема сторінка з поясненням.

03Сторонні відправники та вимога SPF

Багато доменів одночасно надсилають пошту через кілька сервісів: платформу розсилок, CRM, службу підтримки, систему виставлення рахунків. Кожен із них надсилає листи з вашим доменом у полі From, і кожен має бути врахований у ваших записах. На запитання, чи діють ці правила, коли провайдер надсилає пошту від вашого імені, у FAQ Microsoft відповідає: "Так. Навіть якщо ви передаєте надсилання сторонньому сервісу, автентифікація прив’язана до вашого домену." У статті служби підтримки зазначено, що саме потрібно перевірити: DKIM має підписувати листи вашим доменом, а ваш запис SPF має "містити IP-адресу або значення include, потрібні сервісу".

Саме тут вимога одночасно використовувати SPF і DKIM може заплутати. Багато платформ указують адресу для повернення листів у власному домені, а SPF фактично перевіряє саме цей Return-Path. Тоді SPF проходить перевірку для платформи, що задовольняє вимогу "має пройти перевірку", а вирівнювання DMARC має забезпечувати DKIM-підпис із вашим доменом. Якщо ж платформа підписує листи власним доменом, ви отримуєте дві успішні перевірки без вирівнювання, а наступна помилка DMARC fail є саме тим, про що повідомляє 5.7.515. У статті служби підтримки також рекомендують перевірити, чи вирівняний домен Return-Path із доменом From.дві успішні перевірки, нуль вирівнювання: уся суть 5.7.515

Кожен сервіс, який ви додаєте до SPF, також збільшує кількість DNS-запитів. У FAQ Microsoft це сформульовано так: "Якщо ви перевищите 10 DNS-запитів, перевірка SPF може завершитися помилкою." Інструмент перевірки SPF підраховує їх для вас. Якщо їх забагато, дізнайтеся, як зменшити їхню кількість до десяти. Інструмент перевірки DKIM виконує відповідну перевірку для селектора кожної платформи.

04Microsoft 365 фільтрується за чужою політикою

В організації Microsoft 365 діють політики захисту від спаму, які налаштовують адміністратори. За стандартних налаштувань спам, спам із високим рівнем упевненості та масові листи потрапляють до папки небажаної пошти, фішингові листи потрапляють у карантин, а фішингові листи з високим рівнем упевненості завжди поміщаються в карантин. Для відправника карантин є найгіршим результатом, оскільки одержувач не знайде листа в жодній папці, якщо спеціально не шукатиме його. Стандартна політика зберігає листи там 15 днів, а попередньо налаштовані політики Standard і Strict, 30 днів.

Для масових листів передбачено окремий показник, рівень скарг на масові розсилки. Значення BCL від 1 до 3 означає відправника масових розсилок із малою кількістю скарг, а 8 або 9, відправника з великою кількістю скарг. Стандартна політика надсилає масові листи до папки небажаної пошти, починаючи з BCL 7, попередньо налаштована політика Standard, з BCL 6, а Strict, з BCL 5. Із липня 2026 року діє новіший рівень фільтрації: масові листи рекламного характеру отримують позначку Promotions незалежно від BCL, а якщо адміністратор увімкнув "Bulk moves enabled", вони потрапляють до папки Promotions. Це не спам, але й не папка «Вхідні». Функція все ще впроваджується.

Ці дві системи Microsoft не ізольовані одна від одної. За словами Microsoft, фільтрація спаму в Microsoft 365 «навчається на відомих загрозах спаму й фішингу, а також на відгуках користувачів нашої споживчої платформи Outlook.com», тому скарги користувачів hotmail.com впливають на фільтр, який використовується для корпоративних поштових скриньок.

Адміністратори також можуть додати відправника до списку дозволених, що дає змогу обійти більшість засобів захисту, крім перевірки на шкідливе програмне забезпечення та фішинг із високим рівнем упевненості. Якщо компанія-партнер постійно отримує ваші рахунки в папку небажаної пошти, фактичний результат перевірки може побачити її IT-відділ.

05Як прочитати вердикт у заголовках

Якщо ви можете отримати повідомлення в тому вигляді, у якому його прийняла поштова скринька Microsoft 365, заголовки антиспам-перевірки прямо вказують рішення. X-Forefront-Antispam-Report містить кілька важливих полів:

• SFV:SPM означає, що спам-фільтр позначив повідомлення як спам, SFV:NSPM, що повідомлення не є спамом, а SFV:SFE, що фільтрацію пропущено, оскільки відправник є у списку надійних відправників користувача.
• CAT вказує категорію застосованої політики: SPM, HSPM (спам із високим рівнем упевненості), BULK, PHSH, SPOOF.
• SCL є числом: -1 або від 0 до 9. У старіших посібниках його вважають вердиктом. На актуальній сторінці про SCL Microsoft зазначено, що це значення «не визначає, чи ідентифікує спам-фільтр повідомлення як спам або як спам із високим рівнем упевненості», тому спочатку перевіряйте CAT.

Заголовки також містять compauth, сукупний вердикт Microsoft, сформований на основі SPF, DKIM, DMARC та інших складових повідомлення. Код причини 001 означає, що неявна автентифікація не пройшла перевірку, зазвичай через те, що для домену відправника не опубліковано записів автентифікації або налаштовано лише слабку політику.

06SNDS і JMRP, тепер на сайті Postmaster

Smart Network Data Services, або SNDS, тепер працює на новому сайті Postmaster і замінює старий сайт за адресою sendersupport.olc.protection.outlook.com. Сервіс надає дані для кожної IP-адреси, тому, перш ніж ви щось побачите, потрібно підтвердити право власності на діапазон IP-адрес. Дані охоплюють обсяг надсилання, частоту скарг і колір, що показує, яку частку вашого трафіку фільтр визначив як спам: зелений, менше ніж 10%, жовтий, від 10% до 90%, червоний, понад 90%. Тепер доступ діє 10 місяців після схвалення або перенесення, а потім його потрібно поновити.

Для невеликого відправника SNDS може взагалі нічого не показувати, оскільки сервіс може пропускати IP-адресу, з якої протягом певного дня надіслали менше ніж 100 повідомлень. А якщо ви надсилаєте пошту через спільні IP-адреси платформи, ці адреси вам не належать і ви не можете їх зареєструвати.

JMRP, Junk Mail Reporting Program, це цикл зворотного зв’язку. Зареєструйтеся через SNDS, і Microsoft надсилатиме вам вибрані заголовки повідомлень, які користувачі Outlook.com позначили як небажані. Зазвичай це починається протягом 72 годин. Додавайте до програми нові IP-адреси, коли починаєте їх використовувати.

Microsoft називає частоту скарг на небажану пошту «одним з основних чинників» репутації відправника, а в розділі поширених запитань SNDS частоту скарг нижче 0,3% названо «хорошим орієнтиром». Новим IP-адресам потрібен час. За словами Microsoft, нова адреса може повністю набрати репутацію «протягом кількох тижнів або раніше, залежно від обсягу й точності списку». І ні, немає списку, до якого можна купити доступ. На сторінці усунення несправностей є запитання, чи має Outlook.com список дозволених відправників, до якого можна потрапити, і відповідь: «Ні».

07Що може змінити одержувач

Дещо тут залежить від одержувача, і цілком доречно попросити читача допомогти. В Outlook.com (Settings, потім Mail, потім Junk email) користувач може позначити повідомлення як Not junk або додати відправника до Safe senders and domains. Цей список вміщує до 10 000 записів, і Microsoft зазначає, що для відправників із нього посилання та зображення зазвичай увімкнені за замовчуванням. Користувач із суворими налаштуваннями також може ввімкнути режим "exclusive", який приймає пошту лише від Contacts і Safe Senders.

Кнопка Junk працює навпаки. Microsoft використовує ці скарги, щоб вирішити, чи слід блокувати майбутні листи від того самого відправника. Окремо в рекомендаціях для відправників Microsoft вимагає, щоб посилання для відписки було "clearly visible". У тексті Microsoft не згадані заголовки List-Unsubscribe для відписки одним натисканням, яких вимагають Gmail і Yahoo, але оскільки та сама кампанія надсилається до всіх трьох сервісів, я б додавав їх усюди (два заголовки).

Настільний застосунок має власний Junk Email Filter. За замовчуванням для нього встановлено "No Automatic Filtering", а суворішими варіантами є Low, High і "Safe Lists Only". Останній вважає небажаною всю пошту від відправників, яких немає в списках надійних користувача. Списки надійних і заблокованих відправників синхронізуються із сервером і також використовуються на ньому.

Також є Focused Inbox, який розділяє вхідні на Focused і Other та, за словами Microsoft, "filters out noisy sources like automatically generated or bulk email". Other є вкладкою вхідних, і, на мою думку, інформаційний лист, який потрапив туди, уже пройшов фільтрацію спаму.

08Тестування перед фактичним надсиланням

На власній сторінці Microsoft з усунення несправностей зазначено, що компанія «наполегливо рекомендує тестувати електронні листи перед надсиланням реальних повідомлень». Саме для цього призначений Email Spam Tester. Ви надсилаєте фактичне повідомлення на адресу, яку генерує сторінка, із сервера або платформи, якими справді будете користуватися, а у звіті наведено 42 перевірки: SPF, DKIM і DMARC із вирівнюванням, зворотний DNS, IP відправника у 21 списку блокування (чому це важливо), заголовки для відписки та вміст. Для невдалих перевірок надається план виправлення й готові DNS-записи для копіювання, а кількість балів за кожне виправлення визначається таблицею оцінювання.

Додайте тест потрапляння у вхідні, і те саме повідомлення також буде надіслано до поштових скриньок Gmail, Outlook, Yahoo та інших провайдерів. У звіті буде показано, куди воно потрапило в кожній скриньці, на основі даних із самої скриньки, зокрема до Focused або Other, якщо провайдер використовує таке сортування. Сервіс безкоштовний і не потребує реєстрації. У документації пояснено кожну перевірку та її вартість у балах.

Якщо наступним кроком для вас буде звернення до служби підтримки, врахуйте, що форма Microsoft для питань доставляння приймає лише звернення щодо адрес @outlook.com, @hotmail.com, @live.com і @msn.com. На сторінці політик також попереджено: якщо ви не дотримуєтеся вимог, «наша служба підтримки, можливо, не зможе вам допомогти».