Trên trang nàyOutlook.com và các quy định tháng 5 năm 2025
"Outlook" thực ra là ba bộ lọc khác nhau, và cách khắc phục phụ thuộc vào bộ lọc nào đã chuyển email của bạn vào thư mục Junk. Đầu tiên là Outlook.com, dịch vụ email dành cho người dùng cá nhân của Microsoft, cũng quản lý các địa chỉ hotmail.com, live.com và msn.com. Tiếp theo là Microsoft 365, dịch vụ hộp thư doanh nghiệp mà các công ty trả phí sử dụng, nơi quản trị viên tại công ty của người nhận thiết lập chính sách chống spam. Cuối cùng là ứng dụng Outlook trên máy tính của người dùng, ứng dụng này có thể chạy bộ lọc Junk riêng ngoài quyết định của máy chủ. Các quy tắc dành cho người gửi mà Microsoft công bố năm 2025 chỉ áp dụng cho trường hợp đầu tiên.
Vì vậy, trước khi thay đổi bất kỳ bản ghi DNS nào, tôi kiểm tra địa chỉ của người nhận. Địa chỉ hotmail.com hoặc outlook.com chịu sự điều chỉnh của các quy tắc dành cho người dùng cá nhân bên dưới. Với địa chỉ thuộc một công ty vận hành email trên Microsoft, chính sách tenant do đội ngũ IT của công ty đó thiết lập sẽ được áp dụng.
Outlook.com và các quy định tháng 5 năm 2025
Vào tháng 4 năm 2025, Microsoft đã công bố các yêu cầu đối với các tên miền gửi hơn 5.000 email mỗi ngày đến dịch vụ dành cho người dùng cá nhân của hãng, và trang chính sách Postmaster cho biết các yêu cầu này có hiệu lực từ ngày 5 tháng 5 năm 2025. Khi vượt quá lưu lượng đó:
- SPF phải vượt qua kiểm tra đối với tên miền gửi.
- DKIM phải vượt qua kiểm tra.
- DMARC phải được công bố với chính sách "ít nhất là p=none" và phải căn chỉnh với SPF hoặc DKIM, "tốt nhất là cả hai". Trang chính sách cũng cho biết nên dùng
p=reject.
Bài viết hỗ trợ về thư bị trả lại diễn đạt hơi khác. Bài viết tính từ 5.000 thư trở lên được gửi đến các dịch vụ dành cho người dùng cá nhân của Microsoft, trong đó tất cả đều sử dụng cùng một tên miền trong địa chỉ From. Bài viết cho biết cả hai kiểm tra SPF và DKIM đều phải vượt qua, và khi một tên miền đạt ngưỡng đó, Microsoft yêu cầu "tất cả thư từ người gửi trong tên miền" phải đáp ứng các quy định, không chỉ bản tin đã khiến lưu lượng vượt ngưỡng. Ví dụ DMARC của Microsoft gần như là một bản ghi tối giản:
Hostname: _dmarc
TXT value: v=DMARC1; p=noneTôi sẽ thêm địa chỉ nhận báo cáo vào bản ghi này, rua=mailto:dmarc@example.com hoặc bất kỳ địa chỉ nào mà bạn thực sự đọc thư. Outlook.com có gửi báo cáo tổng hợp (FAQ của Microsoft cho biết hãng gửi RUA và không có kế hoạch gửi RUF), và công cụ kiểm tra DMARC sẽ cho biết địa chỉ bạn khai báo có thể nhận các báo cáo đó hay không.
Google đã đặt cùng ngưỡng 5.000 thư mỗi ngày cho Gmail vào tháng 2 năm 2024 và bắt đầu tăng cường thực thi, bao gồm cả việc từ chối thư, vào tháng 11 năm 2025. Yahoo thực thi một danh sách yêu cầu tương tự nhưng không nêu ngưỡng cụ thể.
Cách thực thi quy định đã thay đổi khi thông báo vẫn còn mới. Bài đăng ban đầu cho biết thư không tuân thủ trước tiên sẽ được chuyển vào Junk và có thể bị từ chối sau đó. Một bản cập nhật ngày 29 tháng 4 cho biết Microsoft đã quyết định từ chối thư, tuy vậy chính bài đăng đó vẫn giữ đoạn cũ nói rằng thư sẽ được chuyển vào Junk trước ở phần bên dưới. Cách hiểu thận trọng hiện nay là kể từ ngày 5 tháng 5 năm 2025, thư không tuân thủ sẽ được chuyển vào Junk, và Outlook.com giờ cũng từ chối thư với thông báo sau:
550 5.7.515 Access denied, sending domain example.com does not meet the required authentication level.
Tôi chưa tìm thấy ngày được công bố cho thời điểm chuyển sang từ chối thư. Bài viết hỗ trợ chỉ mô tả việc này ở thì hiện tại.
Mã trả về đang cho bạn biết điều gì
Thông báo trả về từ Outlook.com hữu ích hơn một thư nằm im trong thư mục Junk vì nó nêu rõ lý do. Trang khắc phục sự cố của Microsoft có bảng mã, và dưới đây là những mã mà người gửi thông thường hay gặp:
| Mã | Ý nghĩa theo Microsoft |
|---|---|
550 5.7.515 | Miền gửi hơn 5.000 thư mỗi ngày nhưng chưa được xác thực bằng SPF, DKIM và DMARC |
550 SC-001 | Bị từ chối theo chính sách, "content with spam-like characteristics or IP/domain reputation" |
550 SC-004 | IP của bạn bị chặn sau khi có khiếu nại về thư được gửi từ IP đó |
421 RP-001 | IP kết nối bị giới hạn tốc độ, cũng vì lý do uy tín |
Mã 550 5.7.1 đơn thuần, không kèm mã riêng của Microsoft, là một kiểu từ chối khác. Có một trang riêng hướng dẫn cách đọc mã này.
Bên gửi thứ ba và yêu cầu SPF
Nhiều tên miền gửi email qua nhiều dịch vụ cùng lúc: nền tảng bản tin, CRM, bộ phận hỗ trợ, hệ thống thanh toán. Mỗi dịch vụ đều gửi bằng tên miền của bạn trong dòng From, và tất cả đều phải được khai báo trong các bản ghi của bạn. Khi được hỏi liệu các quy tắc có còn áp dụng khi một nhà cung cấp gửi thay bạn hay không, phần câu hỏi thường gặp của Microsoft trả lời: "Có. Ngay cả khi bạn thuê ngoài việc gửi email, cơ chế xác thực vẫn gắn với tên miền của bạn." Bài viết hỗ trợ nêu rõ những gì cần xác minh: DKIM ký bằng tên miền của bạn, và bản ghi SPF của bạn "bao gồm địa chỉ IP hoặc các giá trị include mà dịch vụ yêu cầu".
Đây là điểm khiến yêu cầu cả SPF lẫn DKIM trở nên khó hiểu. Nhiều nền tảng đặt địa chỉ nhận thư trả lại trên tên miền của họ, và Return-Path đó mới là thứ SPF thực sự kiểm tra. Khi ấy, SPF vượt qua cho nền tảng, đáp ứng phần "phải vượt qua", còn căn chỉnh DMARC phải dựa vào chữ ký DKIM bằng tên miền của bạn. Nếu nền tảng ký bằng tên miền riêng của họ, bạn sẽ có hai lần kiểm tra đạt nhưng không có căn chỉnh, và lỗi DMARC fail sau đó chính là nội dung của 5.7.515. Bài viết hỗ trợ cũng yêu cầu bạn kiểm tra xem tên miền Return-Path có căn chỉnh với tên miền From hay không.hai lần kiểm tra đạt, không có căn chỉnh: toàn bộ câu chuyện về 5.7.515
Mỗi dịch vụ bạn thêm vào SPF cũng làm tăng số lượt tra cứu DNS. Phần câu hỏi thường gặp của Microsoft diễn đạt như sau: "Nếu vượt quá 10 lượt tra cứu DNS, quá trình kiểm tra SPF của bạn có thể thất bại." Công cụ kiểm tra SPF đếm số lượt này cho bạn, và nếu vượt quá giới hạn, đây là cách giảm xuống dưới mười lượt. Công cụ kiểm tra DKIM thực hiện việc đối chiếu tương ứng cho selector của từng nền tảng.
Microsoft 365 bị lọc theo chính sách của người khác
Một tổ chức Microsoft 365 có các chính sách chống thư rác do quản trị viên cấu hình. Theo thiết lập mặc định, thư rác, thư rác có độ tin cậy cao và thư gửi hàng loạt được chuyển vào thư mục Junk Email, còn thư lừa đảo bị chuyển vào khu vực cách ly và thư lừa đảo có độ tin cậy cao luôn bị cách ly. Từ phía người gửi, cách ly là kết quả gây ảnh hưởng nhiều nhất, vì người nhận không thể tìm thấy thư trong bất kỳ thư mục nào trừ khi họ chủ động tìm kiếm. Chính sách mặc định giữ thư ở đó trong 15 ngày, còn các cấu hình đặt sẵn Standard và Strict giữ trong 30 ngày.
Thư gửi hàng loạt có một thước đo riêng là mức độ khiếu nại thư hàng loạt. BCL từ 1 đến 3 biểu thị người gửi thư hàng loạt có ít khiếu nại, còn 8 hoặc 9 biểu thị người gửi có nhiều khiếu nại. Chính sách mặc định chuyển thư hàng loạt vào Junk từ BCL 7, cấu hình đặt sẵn Standard từ 6 và Strict từ 5. Kể từ tháng 7 năm 2026 còn có một lớp mới: thư hàng loạt mang tính quảng cáo sẽ được gắn thẻ Promotions bất kể BCL, và tại những nơi quản trị viên đã bật "Bulk moves enabled", thư sẽ được chuyển vào thư mục Promotions. Đó không phải là thư rác, nhưng cũng không nằm trong Hộp thư đến. Tính năng này vẫn đang được triển khai.
Hai hệ thống của Microsoft không tách biệt hoàn toàn với nhau. Microsoft cho biết bộ lọc thư rác của Microsoft 365 "học từ các mối đe dọa thư rác và lừa đảo đã biết, cũng như phản hồi của người dùng từ nền tảng dành cho người tiêu dùng của chúng tôi, Outlook.com", vì vậy những gì người dùng hotmail.com báo cáo sẽ được đưa vào bộ lọc mà các hộp thư doanh nghiệp sử dụng.
Quản trị viên cũng có thể thêm người gửi vào danh sách cho phép, thao tác này bỏ qua hầu hết các biện pháp bảo vệ, ngoại trừ phần mềm độc hại và thư lừa đảo có độ tin cậy cao. Nếu một công ty đối tác liên tục nhận hóa đơn của bạn trong Junk, đội ngũ IT của họ là bên có thể xem kết luận thực tế của bộ lọc.
Đọc kết luận trong header
Khi bạn có thể lấy được thư đúng như lúc hộp thư Microsoft 365 nhận thư, các header chống spam sẽ nêu rõ quyết định. X-Forefront-Antispam-Report chứa một số trường bạn nên biết:
SFV:SPMnghĩa là bộ lọc spam đã đánh dấu thư là spam,SFV:NSPMnghĩa là không phải spam, cònSFV:SFEnghĩa là quá trình lọc đã bị bỏ qua vì người gửi nằm trong danh sách Safe Senders của người dùng.CATcho biết danh mục chính sách được áp dụng:SPM,HSPM(spam có độ tin cậy cao),BULK,PHSH,SPOOF.SCLlà một số, có giá trị -1 hoặc từ 0 đến 9. Các hướng dẫn cũ coi đây là kết luận. Trang SCL hiện tại của Microsoft cho biết giá trị này "không quyết định liệu bộ lọc spam có xác định một thư là Spam hoặc spam có độ tin cậy cao hay không", vì vậy hãy đọcCATtrước.
Các header cũng chứa compauth, kết luận tổng hợp của Microsoft dựa trên SPF, DKIM, DMARC và các phần khác của thư. Mã lý do 001 nghĩa là xác thực ngầm định không thành công, thường do miền gửi không công bố bản ghi xác thực hoặc chỉ áp dụng chính sách yếu.
SNDS và JMRP, hiện có trên trang Postmaster
Smart Network Data Services, hay SNDS, hiện nằm trên trang Postmaster mới và thay thế trang cũ tại sendersupport.olc.protection.outlook.com. Dịch vụ này báo cáo theo từng địa chỉ IP, vì vậy bạn phải chứng minh mình sở hữu một dải IP trước khi có thể xem dữ liệu. Dữ liệu bao gồm lưu lượng, tỷ lệ khiếu nại và màu sắc thể hiện tỷ lệ lưu lượng bị bộ lọc đánh giá là spam: xanh lá dưới 10%, vàng từ 10% đến 90%, đỏ trên 90%. Quyền truy cập hiện hết hạn sau 10 tháng kể từ khi được phê duyệt hoặc chuyển đổi và phải được gia hạn.
Với người gửi quy mô nhỏ, SNDS có thể không hiển thị gì vì dịch vụ này có thể bỏ qua một IP gửi ít hơn 100 thư trong một ngày nhất định. Nếu gửi qua các IP dùng chung của một nền tảng, bạn không sở hữu các địa chỉ đó và không thể đăng ký chúng.
JMRP, Junk Mail Reporting Program, là vòng lặp phản hồi. Hãy đăng ký qua SNDS, Microsoft sẽ gửi cho bạn một số tiêu đề thư được chọn từ những thư mà người dùng Outlook.com đánh dấu là thư rác, thường bắt đầu trong vòng 72 giờ. Khi thêm IP mới, hãy thêm chúng vào chương trình này.
Microsoft gọi tỷ lệ khiếu nại thư rác là "một trong những yếu tố chính" ảnh hưởng đến uy tín của người gửi, còn phần FAQ của SNDS gọi tỷ lệ khiếu nại dưới 0,3% là "một mục tiêu tốt để hướng tới". IP mới cần thời gian. Microsoft cho biết một IP mới có thể được tăng lưu lượng hoàn toàn "trong vòng vài tuần hoặc sớm hơn, tùy thuộc vào lưu lượng và độ chính xác của danh sách". Và không, không có danh sách nào mà bạn có thể trả tiền để được đưa vào. Trang khắc phục sự cố tự đặt câu hỏi liệu Outlook.com có vận hành danh sách cho phép mà người gửi có thể tham gia hay không, rồi trả lời "Không."
Người nhận có thể thay đổi những gì
Một số yếu tố phụ thuộc vào người nhận, và bạn hoàn toàn có thể đề nghị họ hỗ trợ. Trong Outlook.com (Settings, sau đó Mail, rồi Junk email), người dùng có thể đánh dấu thư là Not junk hoặc thêm người gửi vào Safe senders and domains. Danh sách này chứa tối đa 10.000 mục, và Microsoft lưu ý rằng liên kết cùng hình ảnh từ những người gửi trong danh sách thường được bật theo mặc định. Người dùng có thiết lập nghiêm ngặt cũng có thể bật chế độ "exclusive", chế độ này chỉ chấp nhận thư từ Contacts và Safe Senders.
Nút Junk có tác dụng ngược lại. Microsoft sử dụng các báo cáo đó để quyết định có nên chặn thư trong tương lai từ cùng người gửi hay không. Ngoài ra, khuyến nghị dành cho người gửi yêu cầu liên kết hủy đăng ký phải "hiển thị rõ ràng". Nội dung của Microsoft không đề cập đến các header List-Unsubscribe một lần nhấp mà Gmail và Yahoo yêu cầu, nhưng vì cùng một chiến dịch được gửi đến cả ba nền tảng, tôi sẽ thêm chúng vào mọi thư (hai header này).
Ứng dụng máy tính có Junk Email Filter riêng. Theo mặc định, bộ lọc được đặt thành "No Automatic Filtering", ngoài ra còn có Low, High và "Safe Lists Only". Tùy chọn cuối cùng coi mọi thư từ bên ngoài danh sách an toàn của người dùng là thư rác. Danh sách an toàn và danh sách chặn được đồng bộ với máy chủ và cũng được sử dụng tại đó.
Ngoài ra còn có Focused Inbox, tính năng chia hộp thư đến thành Focused và Other và, theo lời Microsoft, "lọc bỏ các nguồn gây nhiễu như email được tạo tự động hoặc email hàng loạt". Other là một thẻ trong hộp thư đến, và theo cách hiểu của tôi, một bản tin nằm ở đó nghĩa là nó đã vượt qua bộ lọc thư rác.
Kiểm thử trước khi gửi thật
Trang khắc phục sự cố của Microsoft cho biết họ "đặc biệt khuyến nghị bạn kiểm thử email trước khi gửi thông tin liên lạc thực tế". Đây là bước mà Email Spam Tester thực hiện. Bạn gửi thư thực tế đến một địa chỉ do trang tạo, từ máy chủ hoặc nền tảng bạn sẽ thực sự sử dụng, và báo cáo liệt kê 42 lượt kiểm tra: SPF, DKIM và DMARC cùng trạng thái căn chỉnh, DNS ngược, IP gửi thư trên 21 danh sách chặn (tại sao các danh sách này quan trọng), các header hủy đăng ký và nội dung. Mỗi lượt kiểm tra không đạt đều đi kèm kế hoạch khắc phục và các bản ghi DNS để sao chép. Số điểm của từng cách khắc phục được lấy từ bảng tính điểm.
Nếu thêm kiểm tra vị trí hộp thư, cùng thư đó cũng được gửi đến các hộp thư tại Gmail, Outlook, Yahoo và những nhà cung cấp khác. Báo cáo cho biết thư đến đâu tại từng nhà cung cấp, dựa trên dữ liệu đọc trực tiếp từ hộp thư, bao gồm cả Focused hoặc Other nếu nhà cung cấp phân loại theo cách đó. Công cụ này miễn phí và không yêu cầu đăng ký. Tài liệu giải thích từng lượt kiểm tra và số điểm bị trừ.
Nếu bước tiếp theo của bạn là gửi yêu cầu hỗ trợ, hãy lưu ý rằng biểu mẫu hỗ trợ khả năng gửi thư của Microsoft chỉ tiếp nhận các trường hợp liên quan đến địa chỉ @outlook.com, @hotmail.com, @live.com và @msn.com. Trang chính sách cũng cảnh báo rằng nếu bạn không tuân thủ, "nhóm hỗ trợ của chúng tôi có thể không hỗ trợ được bạn."